Lettura: 3 min
Quante volte avresti dovuto leggere o scrivere un’e-mail in inglese? Quante volte hai effettivamente capito quello che stavi leggendo e sei stato pronto a rispondere in modo adeguato?
Provo ad indovinare: forse è capitato che ti trovassi in difficoltà e per non far capire ai tuoi colleghi che avevi bisogno di aiuto hai inserito tutto il testo della mail su un traduttore automatico e il risultato che hai ottenuto è stato… peggiore del previsto.
Oggi riuscire a scrivere in autonomia una e-mail è di centrale importanza nella nostra quotidianità e nel nostro lavoro. Ma quali sono le parti di cui è composta e qual è il modo giusto di scrivere una e-mail formale o informale? Ecco alcuni passaggi che è bene tenere a mente nella sua stesura in inglese come in ogni altra lingua:
- indica l’oggetto o subject line
- inserisci un saluto formale o informale adeguato al contesto (greetings).
Nel caso di una e-mail informale potremo scegliere saluti come:
- Dear (caro/a) / Hello (ciao) + nome del destinatario, thanks for your letter, it was wonderful to hear you again, i’m sorry i haven’t written you before, but i’ve been very busy
Se i destinatari sono più di una persona potremo usare:
- Hi everyone (Ciao a tutti)
Nel caso di una e-mail formale invece useremo le formule seguenti:
- Dear sir(s) (egregi signori)
- Dear sir/madame (egregio signore/signora)
- scrivi la ragione per cui stai scrivendo ed elabora un testo che sia chiaro, esplicativo e sintetico, che utilizzi vocaboli inerenti all’oggetto. Il destinatario deve capire subito qual è il punto.
La formula di apertura in inglese prende il nome di opening ed è tipica delle e-mail con un tono formale. Quelle informali permettono sicuramente maggiore libertà di espressione. Ecco alcune formule formali e informali:
- i am writing to you because (le sto scrivendo perché)
- I am writing to inform you that (Le sto scrivendo per informarla che)
- I am writing to let you know (Le sto scrivendo per farle sapere)
Se in particolare vogliamo comunicare una notizia positiva? Ecco come fare:
- I regret to inform you that (mi dispiace informarla che);
- We regret to inform you that (ci dispiace informarla che).
- I am delighted to tell you that (sono lieto/a di informarla che);
- We are pleased to announce that (siamo lieti di annunciarle che).
Ecco come iniziare la parte introduttiva quando la nostra mail ha l’obiettivo di rispondere ringraziando il nostro destinatario:
- I am writing in reply to/I am writing in response to (Le sto scrivendo in risposta a);
- I am writing regarding/in reference to (Le sto scrivendo riguardo a/per quanto riguarda);
- I am writing to thank you for (Le sto scrivendo per ringraziarla per)
Il corpo del testo (body text) dovrà contenere frasi brevi, concise e chiare: ricorda che l’inglese non ama le frasi lunghe come l’italiano e che scrivere periodi troppo lunghi non darà l’impressione che tu abbia padronanza della lingua ma solo che stai traducendo letteralmente dalla frase italiana che hai in mente. Nelle comunicazioni formali è meglio prediligere inoltre le forme intere evitando contrazioni verbali ed espressioni gergali.
- non dimenticare la conclusione del discorso (closing). La chiusura di un testo informale può essere:
- Looking forward to hearing from you (aspetto tue notizie);
- Hope to hear from you soon (spero di sentirti presto);
- That’s all for now (per ora è tutto)
- Take care. Best regards (stammi bene, saluti)
Come concludere invece una mail formale?
- I am writing in reply to/I am writing in response to (Le sto scrivendo in risposta a);
- I am writing regarding/in reference to (Le sto scrivendo riguardo a/per quanto riguarda);
- I am writing to thank you for (Le sto scrivendo per ringraziarla per)
- inserisci un congedo adeguato al tono formale o informale del testo. Ecco alcune espressioni:
- Looking forward to hearing from you (aspetto tue notizie);
- Hope to hear from you soon (spero di sentirti presto);
- That’s all for now (per ora è tutto)
Per mantenere un tono più professionale invece possiamo inserire:
- Regards (saluti);
- Best regards/Best wishes (i migliori saluti);
- Kind regards (cordialmente/cordiali saluti).
Infine, ecco qualche esempio di congedo formale:
- Sincerely (cordialmente);
- Yours sincerely (cordiali saluti);
- Yours faithfully (in fede);
- Respectfully (con rispetto).
- ricorda di firmare l’e-mail.
Ultima ma non per importanza la firma: includerà solo il nome del mittente se il tono dell’e-mail fino ad ora è stato informale. Se invece si tratta di un messaggio formale o di una business mail includeremo anche le informazioni relative al nostro titolo, lavoro o azienda per cui lavoriamo.
Nella stesura di una mail ogni professionista ha necessità diverse legate alla propria professione e agli argomenti che tratta. Evan Group ha perfezionato un metodo didattico che mette a frutto proprio la specifica esperienza personale e lavorativa di ognuno, facilitando l’apprendimento e rendendo le conoscenza acquisite più stabili.